Benventario

Conditions d'utilisation

Traduction à titre informatif. La version espagnole fait foi.

Conditions générales de Benventario Cloud · Dernière mise à jour : 29 octobre 2026

3.1 Champ d'application et parties

  1. Les présentes conditions régissent l'utilisation de Benventario via benventario.app (« le service ») entre SAS Delimonde, 21400 Châtillon-sur-Seine, France (« nous ») et le client.
  2. Le service s'adresse exclusivement aux professionnels (usines de café, coopératives, exportateurs). Les consommateurs ne peuvent pas conclure le contrat.
  3. Les conditions du client qui dérogent aux présentes ne s'appliquent que si nous les acceptons par écrit.

3.2 Prestations

  1. Benventario est un logiciel pour l'inventaire et les processus des usines de café : réception, séchage, transformation, décorticage, sorties, qualité, personnel, portail des producteurs et documentation pour l'EUDR. Le périmètre est celui décrit sur le site au moment de la souscription.
  2. Chaque client reçoit sa propre instance à l'adresse <nom>.benventario.app. Nous exploitons les serveurs, les sauvegardes et les mises à jour.
  3. Nous développons le service en continu. Les fonctionnalités peuvent évoluer, à condition que l'essentiel soit préservé (enregistrer, analyser et exporter ses propres données).

3.3 Essai gratuit

  1. L'essai est gratuit et limité à 50 réceptions. Les données d'exemple ne sont pas comptabilisées. Au-delà, les données peuvent toujours être consultées et exportées, mais aucune nouvelle réception ne peut être enregistrée.
  2. Pendant l'essai, nous ne garantissons aucune disponibilité. Nous pouvons supprimer, après information préalable, les instances d'essai sans connexion depuis plus de 90 jours.
  3. L'essai ne devient un contrat payant que si le client le souscrit expressément.

3.4 Inscription et accès

  1. Les données d'inscription doivent être exactes. La personne qui s'inscrit doit être habilitée à représenter le client.
  2. Le client garde secrets les mots de passe, codes PIN, passkeys et la fiche de secours du chiffrement, et crée lui-même les utilisateurs et les droits de son personnel. Il répond de l'usage qui est fait de ses accès.
  3. En cas de soupçon d'abus, nous pouvons bloquer temporairement un accès et en informons le client.

3.5 Prix, paiement et durée

  1. Le paiement s'effectue par campagne caféière (récolte : douze mois à compter du début configuré dans l'instance ; par défaut selon le pays, p. ex. le 1er octobre en Amérique centrale, le 1er avril au Brésil et au Pérou) selon la formule souscrite, en dollars américains (USD). Les formules dépendent de la quantité de café vert par récolte (calculée avec les facteurs de conversion de l'usine) : Petite jusqu'à 3 000 quintaux de café vert (qq), 290 USD ; Moyenne jusqu'à 10 000 qq, 690 USD ; Grande jusqu'à 30 000 qq, 1 490 USD ; au-delà, ainsi que pour l'installation sur un serveur propre, sur devis. La grille tarifaire de benventario.app en vigueur au moment de la souscription s'applique, majorée de la TVA le cas échéant. Si le client dépasse la quantité de sa formule, la formule correspondante s'applique à partir de la récolte suivante.
  2. Le paiement s'effectue par carte de crédit : à la souscription, le prix intégral de la campagne caféière en cours est prélevé, puis, au début de chaque campagne caféière, automatiquement sur la carte enregistrée. Le client qui souscrit au plus 60 jours avant le début d'une campagne caféière ne paie qu'à ce début ; les semaines précédentes sont incluses. La facture est envoyée par courriel. Si le client modifie le début de la campagne caféière en cours de contrat, la date de prélèvement reste inchangée jusqu'à ce que nous l'ajustions à sa demande. Si le prélèvement échoue et n'est pas régularisé dans un délai de 30 jours, nous pouvons mettre l'instance en « pause » : elle reste consultable et exportable, mais aucune nouvelle opération ne peut être enregistrée.
  3. Le contrat est conclu pour une campagne caféière et se renouvelle pour une campagne supplémentaire s'il n'est pas résilié un mois avant le début de la campagne caféière suivante. Nous informons par courriel, 30 jours avant le renouvellement, du montant et du prélèvement.
  4. Le droit de chacune des parties de résilier le contrat pour motif grave demeure réservé.

3.6 Données du client

  1. Toutes les données enregistrées par le client lui appartiennent. Il peut les exporter à tout moment aux formats Excel et GeoJSON.
  2. Le client répond de la licéité de ses données, en particulier de celles de ses productrices, producteurs et travailleurs. Il les informe conformément à la réglementation en matière de protection des données qui lui est applicable.
  3. Nous ne traitons ces données que pour le compte du client. Le contrat de sous-traitance figurant à l'Annexe A (art. 28 RGPD) s'applique.
  4. À la fin du contrat, le client peut exporter ses données pendant 30 jours supplémentaires. Nous supprimons ensuite l'instance puis, 30 jours plus tard, les sauvegardes.

3.7 Chiffrement sur l'appareil

Si le client active le chiffrement sur l'appareil, lui seul détient la clé. Nous ne pouvons ni lire ni récupérer les données chiffrées. En cas de perte de la clé (aucun appareil détenant la clé, aucune fiche de secours), ces données sont définitivement perdues.

3.8 Disponibilité et support

  1. Nous nous efforçons d'assurer la disponibilité la plus élevée possible, sans toutefois garantir un niveau déterminé, notamment pendant les maintenances annoncées et en cas de défaillances indépendantes de notre volonté (internet, centre de données, force majeure). L'application enregistre les opérations sur l'appareil en l'absence de connexion et les envoie ultérieurement.
  2. Support par courriel et WhatsApp en espagnol, en portugais et en allemand. Nous répondons normalement sous un jour ouvré.

3.9 Ni conseil juridique, ni conseil fiscal, ni conseil en droit du travail

Benventario aide à enregistrer et à calculer, mais ne remplace pas un conseil professionnel. Cela vaut en particulier pour les bulletins de paie (INSS, droit du travail), les décomptes avec les producteurs et les déclarations de diligence raisonnée au titre du règlement de l'UE sur la déforestation (EUDR). Le client vérifie les résultats avant de les utiliser ; la responsabilité des déclarations faites aux autorités et aux acheteurs lui incombe.

3.10 Responsabilité

  1. Nous sommes responsables sans limitation en cas de faute intentionnelle et de faute lourde, ainsi que pour les dommages corporels.
  2. En cas de faute légère, notre responsabilité n'est pas engagée, sauf manquement à des obligations contractuelles essentielles ; dans ce cas, la responsabilité est limitée au dommage prévisible et typique du contrat, dans la limite du montant payé au cours des 12 derniers mois.
  3. Nous ne répondons du manque à gagner et de la perte de données que des exportations régulières par le client auraient permis d'éviter qu'en cas de faute intentionnelle et de faute lourde.

3.11 Droit d'utilisation

Le client reçoit, pendant la durée du contrat, le droit non transférable d'utiliser le service pour son entreprise. Le logiciel, le design et la marque Benventario restent notre propriété. Il est interdit de les copier, de les soumettre à de la rétro-ingénierie ou de les revendre.

3.12 Modifications des présentes conditions

Nous communiquons les modifications par courriel au moins 6 semaines à l'avance. Si le client ne s'y oppose pas avant leur entrée en vigueur, elles sont réputées acceptées ; nous le précisons dans la communication. En cas d'opposition, chacune des parties peut résilier avec effet à la date d'entrée en vigueur.

3.13 Droit applicable, juridiction compétente et langue

  1. Le droit français s'applique, à l'exclusion de la Convention des Nations unies sur les contrats de vente internationale de marchandises et des règles de conflit de lois.
  2. La juridiction compétente est le Tribunal de commerce de Dijon.
  3. La version espagnole fait foi ; les traductions en anglais, en français, en portugais et en allemand servent à en faciliter la compréhension.
  4. Si une disposition est invalide, les autres dispositions restent valables.

Annexe A – Contrat de sous-traitance

Conformément à l'art. 28 du Règlement général sur la protection des données (RGPD) · Fait partie intégrante des Conditions d'utilisation de Benventario Cloud

Parties : le client qui souscrit à Benventario Cloud, en qualité de responsable du traitement (« le Client »), et SAS Delimonde, c/o Grandoro France, Avenue Noël Navoizat, 21400 Châtillon-sur-Seine, France, en qualité de sous-traitant (« nous »).

1. Objet et durée

  1. Nous exploitons pour le Client une instance Benventario dédiée à l'adresse <nom>.benventario.app. Ce faisant, nous traitons les données personnelles que le Client y enregistre, uniquement pour son compte et selon ses instructions.
  2. Le présent contrat s'applique pendant toute la durée du contrat Benventario Cloud (y compris pendant l'essai gratuit) et jusqu'à la suppression des données conformément à la clause 10.

2. Nature, finalité et données

3. Instructions

  1. Nous ne traitons les données que sur instruction documentée du Client. Les instructions sont le présent contrat, les conditions d'utilisation et ce que le Client configure dans l'instance. Les autres instructions sont données par courriel.
  2. Si une instruction nous paraît contraire à la réglementation en matière de protection des données, nous en informons le Client sans délai.
  3. Si la loi nous impose un traitement différent (p. ex. une décision de justice), nous en informons préalablement le Client, sauf si la loi l'interdit.

4. Confidentialité

Les personnes travaillant pour nous qui ont accès aux données sont soumises à une obligation de confidentialité. L'accès de support aux données d'une instance ne fonctionne que si le Client l'autorise pour une durée limitée, et il est journalisé.

5. Sécurité

Nous appliquons les mesures techniques et organisationnelles de l'Appendice 1 (art. 32 RGPD). Nous pouvons les améliorer ; nous ne réduisons pas le niveau de protection.

6. Sous-traitants ultérieurs

  1. Le Client autorise les sous-traitants ultérieurs suivants :
Sous-traitant ultérieurServiceLocalisationGarantie
The Constant Company, LLC (Vultr), West Palm Beach, États-UnisServeur et centre de donnéesMiami, États-UnisClauses contractuelles types (module 3)
Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, AllemagneSauvegarde externe, uniquement chiffréeAllemagneAu sein de l'UE
Google Ireland Limited, Dublin, IrlandeCourriel du support, uniquement si le Client nous envoie des données par courrielUE / États-UnisCadre de protection des données UE–États-Unis
  1. Nous informons par courriel de tout nouveau sous-traitant ultérieur ou de tout changement au moins 30 jours à l'avance. Le Client peut s'y opposer pour un motif légitime lié à la protection des données ; si nous ne trouvons pas de solution, il peut résilier le contrat avec effet à la date du changement.
  2. Nous imposons à chaque sous-traitant ultérieur les mêmes obligations en matière de protection des données que celles du présent contrat.
  3. Ne sont pas des sous-traitants ultérieurs : Stripe (elle-même responsable du traitement des données de paiement), Cloudflare et Let's Encrypt (noms et certificats uniquement, sans accès au contenu), les services push des navigateurs (ils ne reçoivent qu'un contenu chiffré de bout en bout) et Open-Meteo (uniquement les coordonnées de l'usine).

7. Transferts vers des pays tiers

  1. Les données sont hébergées aux États-Unis (Vultr). Le transfert repose sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne (décision 2021/914, module 3) conclues entre nous et Vultr.
  2. Si le Client est établi en dehors de l'Espace économique européen, la restitution des données au Client est régie par les clauses contractuelles types, module 4 (sous-traitant vers responsable du traitement), qui sont intégrées par référence.

8. Droits des personnes concernées

Nous aidons le Client à répondre aux demandes d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition. Le Client peut en effectuer la plus grande partie lui-même dans l'instance (modifier, désactiver, exporter vers Excel). Si une personne concernée s'adresse à nous, nous la renvoyons vers le Client et en informons ce dernier sans délai.

9. Violations de données

Nous informons le Client dans les meilleurs délais, et si possible dans les 48 heures après en avoir pris connaissance, de toute violation de la sécurité affectant les données de son instance, en lui communiquant les informations dont nous disposons sur sa nature, son ampleur, ses conséquences probables et les mesures prises. La notification à l'autorité et aux personnes concernées incombe au Client ; nous l'y aidons.

10. Fin du contrat : restitution et suppression

  1. À la fin du contrat, le Client peut exporter ses données pendant 30 jours (Excel et GeoJSON).
  2. Nous supprimons ensuite l'instance puis, 30 jours plus tard, les dernières sauvegardes, sauf si la loi nous impose de les conserver. Nous conservons une instance d'essai supprimée 30 jours supplémentaires à titre d'archive.
  3. Sur demande, nous confirmons la suppression par écrit.

11. Contrôles

  1. Nous mettons à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent contrat.
  2. Le Client, ou un auditeur soumis à une obligation de confidentialité et qui n'est pas l'un de nos concurrents, peut réaliser un audit moyennant un préavis de 30 jours, au maximum une fois par an, pendant les heures ouvrées et à ses frais. Les audits de Vultr et de Hetzner sont remplacés par leurs certifications et leur documentation.

12. Assistance complémentaire

Nous aidons le Client, dans une mesure raisonnable, pour les analyses d'impact (art. 35 RGPD) et les consultations préalables de l'autorité (art. 36 RGPD). Une assistance allant au-delà de l'usage peut être facturée selon un accord préalable.

13. Chiffrement sur l'appareil

Si le Client active le chiffrement sur l'appareil, les champs protégés (noms et coordonnées, numéros de pièce d'identité, photos du personnel, coordonnées géographiques des parcelles) sont chiffrés avant d'atteindre notre serveur. Nous ne pouvons ni les lire ni les récupérer. Le Client conserve la fiche de secours.

14. Responsabilité et ordre de priorité

  1. La responsabilité est régie par l'art. 82 RGPD et, pour le reste, par la clause 3.10 des conditions d'utilisation.
  2. En cas de contradiction en matière de protection des données, le présent contrat prévaut sur les conditions d'utilisation. Le droit français et la juridiction désignée à la clause 3.13 s'appliquent.

Appendice 1 – Mesures techniques et organisationnelles